Archiwizacja aktów notarialnych

Dokumenty są z punktu widzenia systemu prawnego jednym z jego kluczowych elementów. To od dokumentów, ich treści oraz zgodności z przepisami prawa zależy bardzo wiele rzeczy. Poza dokumentami państwowymi i urzędowymi, które w różny sposób regulują nasze funkcjonowanie w przestrzeni publicznej są jeszcze te dokumenty jakie wynikają z relacji pomiędzy podmiotami prywatnymi. Mowa tutaj nawet o zwykłych umowach zawieranych zgodnie z zasadami kodeksu cywilnego, które nie muszą podlegać żadnej akceptacji ze strony państwa czy prawników.

Czasami jednak jest to wymagane. Gdy mowa o aktach notarialnych, nie ma miejsca na przypadek ani na dowolność. Wszystko musi odbywać się zgodnie z literą i duchem prawa. Weźmy choćby samą procedurę sporządzania aktu – wszak podlega ona szczegółowym regulacjom i musi wyglądać tak, jak przewidują przepisy.

Strony muszą być obecne w kancelarii notarialnej, ich tożsamość musi zostać jednoznacznie potwierdzona. Kiedy wszystko się zgadza, można spisać akt, który poświadczony przez notariusza staje się obowiązujący. Oryginalny egzemplarz aktu pozostaje u notariusza w depozycie. Każda kancelaria notarialna prowadzi własne, odpowiednio zabezpieczone archiwum, w którym przechowywane są wszystkie akty.

Absolutnie nie mogą one leżeć luzem. Po upływie 10 lat obowiązkiem notariusza jest przekazanie wszystkich aktów znajdujących się w zbiorze do archiwum działającego przy sądzie właściwym ze względu na lokalizację lub w tym, w którym przechowywane są księgi wieczyste (dotyczy nieruchomości).